Cajas
GES educativo es un sistema muy robusto pensado en atender los aspectos fundamentales de todo tipo de instituciones educativas y el control de la cobranza no es la excepción.
Este tema se aborda con todo detalle en el capítulo Cobranza y Facturación, aquí solo hablaremos de la configuración de las cajas y de la modalidad de cobranza.
GES educativo permite operar bajo dos modalidades de cobranza:
- Control Extendido.
Permite habilitar la funcionalidad para operar múltiples
cajas, esta opción requiere un procedimiento administrativo
interno de apertura de cajas, cierre de cajas, etc. Para
mayor información en cuanto a la operación del Control
Extendido de Cajas, vea el capítulo Cobranza y Facturación
en este Manual de Usuario.
- Control Básico. Habilita la funcionalidad de cobranza básica, que permite el cobro sin realizar aperturas y cierres de caja. Con esta opción habilitada, el sistema llevará un consecutivo permanente, para asignar el número de recibo.
Cada institución deberá seleccionar uno de los dos mecanismos de acuerdo al tipo de control que exista en ellas.
Para mayores
detalles acerca de las modalidades de cobranza vea Proceso
General
de Cobranza.
La configuración de "Cajas" se realiza desde la ventana de "Configuración". Por default su sistema contará con una caja precargada.
Para seleccionar la modalidad de cobranza marque o desmarque
la casilla para "Habilitar Control Extendido de Cajas".
Al deshabilitarlo, el sistema asumirá que se trabajara con el
Control Básico.
El sistema permite al usuario realizar las siguientes
actividades respecto a las Cajas, elija la opción de su
interés:
Definir Nueva Caja
Modificar Caja
Eliminar Caja
Definir Nuevas Caja
Paso 1: Dentro de las opciones de Cajas, haga "clic" en la opción "Nueva Caja".
Paso 2: En la opción "Configurar Caja", teclee los datos que aparecerán a continuación:
| Descripción de los datos o propiedades de una Caja | ||
 |
 |
|
| Identificador único de la Caja | El sistema le asignará un identificador
numérico a cada una de las cajas en forma totalmente
automática. |
|
| Descripción o Nombre de la
Caja |
Teclee el nombre bajo el cual
quedará registrada la caja. |
|
| Cuenta de registro contable | La cuenta contable donde se acumularán
todos los cobros regitradoe en esta caja. |
|
| Solamente para la sede |
sta opción solo se habilitará
cuendo estemos trabajando por sedes, en caso normal no
aparecerá. |
|
| Número de Folio o Recibo de
Caja |
Teclee el número con el que
deberá comenzar la asignación automática de folios o
números de recibo de pago. |
|
| Está caja se usará actualmente. | Si no marca esta casilla la caja no podrá
ser utilizada. Si desea impedir que una caja siga
utilizándose desmarque esta casilla. Nota: Este dato NO APLICA para el control extendido de caja. |
|
| Utilizar para conexión con facturación
electrónica |
Esta casilla se habilita cuando la caja está ligada al módulo de facturación electrónica. | |
Paso 3: Después de teclear todos los datos requeridos, haga clic en la opción "Guardar Cambios" o bien seleccione "Cancelar" para salir de esta ventana.
Modificar Caja
Se pueden modificar los datos que se introdujeron cuando se agregó una Caja.
Para indicar cuál Caja deseamos modificar, deberemos seleccionarlo de la lista de Cajas previamente agregadas.
Paso 1: Seleccionar un Caja y haga "clic" en la opción "Modificar Caja".
Paso 2: Al aparecer la ventana de propiedades, Usted podrá cambiar cualquier dato o propiedad que desee. Para saber los detalles de cada uno de los campos que están disponibles, consulte Agregar Nueva Caja.
Eliminar Caja
En términos de uso común, Usted no requerirá eliminar un Caja, sin embargo, en el caso eventual de requerirlo se implementó esta opción dentro del Módulo de Configuración.
Paso 1: Si desea eliminar una caja, solo debe seleccione la caja deseada.
Paso 2: Hacer "clic" en la opción "Eliminar Caja", de la parte superior de la lista de Cajas.
Nota: Las cajas que ya han sido utilizadas para cobranza, no podrán ser eliminadas. En este caso, recomendamos modificar las propiedades de una caja y desmarcar la casilla "Esta Caja se usará actualmente".
Vea también: