Proceso de Archivos Electrónicos Bancarios

Dentro del proceso general de Interface con Bancos, la forma en que se capta la información de pagos que el banco recibe es a través de un archivo electrónico; estos archivos pueden obtenerse en formas muy variadas, pero actualmente la mayoría de ellos se descargan de Internet, usando las aplicaciones y procedimientos que los bancos proporcionan a sus clientes.

GES Educativo 5 permite la utilización de archivos ASCII en formato TXT con ancho fijo y archivos en formato CSV (valores separados por comas).

Importante: Los archivos en formato CSV, pueden ser leídos y generados en aplicaciones de hojas de cálculo como Excel, pero su contenido y formato son distintos.

La opción para procesamiento de archivos bancarios está ubicada en la opción "Cobranza y Facturación->Interface con Bancos".

Al hacer "clic" en esta opción se muestra la siguiente ventana de entrada:

En este punto se deberá indicar el Banco con el que realizaremos el procesamiento de archivos, la ruta y nombre del archivo generado por los sistemas bancarios, con el formato TXT o CSV.

Antes de leer un archivo bancario, es altamente indicado hacer la configuración del Layot.

El siguiente ejemplo muestran el momento de seleccionar un archivo TXT ó un archivo CSV.

Para proceder haga “clic” en "Procesar Archivo".

Si Usted decide procesar un archivo por primera vez sin configurar el Layout, el sistema mostrará un mensaje acerca de la importancia de configurar dicho Layout.

Los archivos bancarios contienen información amplia y muy variada, pero es necesario que al menos contengan lo siguiente:

• Una columna que identifique al alumno que está realizando el pago. P.e. Matrícula o nombre del alumno, referencia bancaria, etc.
• Debe contener una columna adicional, que indique la mensualidad que se está cubriendo. P.e. Mes, Referencia, etc.
  Esta información puede omitirse, si se configura el sistema para aplicar los pagos a cualquier concepto.
• Es necesaria una columna que contenga la fecha del pago.
• Finalmente, se necesita una columna con la cantidad que se está recibiendo como pago.

Si el Layout ya ha sido configurado previamente, puede proceder a "Aplicar los Depósito".

Al momento de iniciar el procesamiento de archivos bancarios, internamente se realiza un proceso de verificación de integridad, el cuál coniste en un minucioso análisis del contenido de la información, validando y verificando que los datos del archivo bancario puedan ser “cruzados” y relacionados con los datos contenidos en las cuentas por cobrar de los alumnos.

En caso de que algo no esté bien configurado lo informará para su verificación.

Nota Importante: Algunos archivos bancarios reflejan información de cuentas de depósitos y retiros generales; estas cuentas pueden presentar depósitos no pertenecientes a alumnos e incluso, puede no encontrar al alumno y por tal razón el sistema mostrará el error “ALUMNO NO ENCONTRADO”.

Ejemplo de un caso donde los alumnos que contiene el archivo no pueden ser localicados para verificar  sus referencias bancarias:

La verificación nos permite conocer problemas de configuración, de integridad de la información o errores humanos, tales como:

• Las columnas llave no han sido indicadas.
• Cuando el archivo bancario contiene menos columnas de las que normalmente debería tener.
• El sistema no ubica al alumno.
• El sistema no ubica el pago.
• El archivo que estamos intentando procesar ya fue aplicado y los pagos ya existen.
  

Los archivos que sean verificados por el sistema y que puedan ser importados, muestran la leyenda “CORRECTO, POR PROCESAR”:

La Interface con Bancos, tiene como objetivo, importar la información de los archivos bancarios, haciendo un abono a las cuentas por cobrar de los alumnos. Si no se encuentran cuentas por cobrar de algún alumno o al propio alumno, el sistema no podrá aplicar los pagos, como ocurre en la ventana con los registros marcados en ROJO.

El proceso continúa con la Importación de Depósitos Bancarios.


Acerca de la Referencia Bancaria.