¿Cómo configurar la Referencia Bancaria?
Como se ha visto en otros temas, las referencias bancarias se generan en múltiples formas y con distintos datos, por ello el sistema necesita que el usuario le indique la manera en que debe generar la referencia.
Una vez que ya se hizo la contratación del servicio que se utilizará, el banco comúnmente entrega a la Institución 3 archivos:
- Algoritmo ó rutina (en algunos casos, llamado también como “módulo”. Este archivo, le explicará a grandes rasgos, la estructuración de la referencia bancaria. También, le explicará los parámetros requeridos para el calculo de la referencia, calculo de la fecha consensada, calculo de importe condensado y el calculo del dígito ó los dígitos verificadores).
- Simulador (Ayuda a corroborar si la referencia generada por GES Educativo es correcta).
- Layout (Identificación de las columnas de información del archivo bancario)
Además, a cada Concepto de Cobro que vaya a ser utilizado en la generación de referencias, se le tiene que identificar con un Código Bancario númerico, ver la siguiente pantalla:
Posteriomente, ya podemos iniciar la configuración de la referencia bancaria.
Para indicar la forma en que se generará la referencia se tienen los siguientes códigos:
| Descripción de los códigos especiales para generar referencias | ||
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| I | Número de control interno del alumno en GES Educativo. Se utiliza para identificación del alumno cuando las matrículas o
números de expediente contienen códigos alfabéticos que no pueden incorporarse a las referencias. Es el método más seguro. |
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| M | Matrícula del alumno. Dato que podrá utilizarse de forma alterna para identificar al alumno. Es preferible utilizar el Número de control Interno puesto que algunos bancos no admiten caracteres alfabéticos en la referencia. | |
| c | Clave
del Concepto a pagar. |
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| a |
Año del Pago según la programación realizada con los mecanismos de GES Educativo. | |
| m | Mes del Pago
según la programación realizada
con los mecanismos de GES Educativo. |
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| X | Dígito
Verificador. Para utilizar
este dato, se deben especificar la base y los ponderadores (ver campos
adicionales). Si requiere varios dígitos verificadores repita este código varias veces. |
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| E | Fecha
Inicial en formato condensado o codificado. Fecha que se
refiere al
día que inicia la vigencia de la cuenta por cobrar. |
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| e | Mismo dato que el anterior pero en formato plano. Se deben apreciar los valores de día, mes y año .P.e. 15012014 | |
| F | Fecha
de Vencimiento condensada o codificada. Se refiere
al
día de vencimiento de la cuenta por cobrar. Posterior a esta
fecha la cuenta por cobrar se considera ADEUDO. |
|
| f | Mismo dato que el anterior pero en formato plano. Se deben apreciar los valores de día, mes y año | |
| H | Fecha
Límite para Pago
Anticipado condensado.
Esta fecha corresponde al día anterior a la fecha de inicio
del
pago. el formato de este código arrojará la fecha en formato condensado según el algoritmo que el banco señale. |
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| h | Mismo dato que el anterior pero en formato plano. Se deben apreciar los valores de día, mes y año | |
| P | Fecha
Límite para Pronto Pago formato condensado.
Corresponde a la fecha que se usa como límite para aplicar
el
llamado descuento de "Pronto Pago". |
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| p | Mismo dato que el anterior pero en formato plano. Se apreciarán los valorde del día, mes y año. | |
| J | Fecha
en que se generó la referencia formato condensado.
Se refiere al día en el cual se generó la
referencia en
el sistema. |
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| j | Mismo dato que el anterior pero en formato plano. | |
| T | Fecha
de Terminación del Mes formato condensado.
Corresponde a la última fecha del mes en el que fue
programado
el concepto que se desea pagar. |
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| t | Mismo dato que el anterior pero en formato plano. | |
| B | Importe
del Pago Anticipado en condensado.
Importe en caso
de pago anticipado -- Se genera un escenario donde el pago se realizaría antes de sus fechas regulares--. |
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| & | Importe del pago anticipado en formato plano. | |
| C | Importe
condensado del Pronto Pago. Importe en
caso de
pronto pago. Se plantea un escenario de pago durante un período benéfico para el colegio y el alumno. |
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| # | Mismo dato que el anterior, en formato plano | |
| L | Importe condensado del Descuento por pago antes del Vencimiento. Se genera un escenario donde a la cantidad se le aplicaría solo el Descuento por pago antes del vencimiento. | |
| l | Mismo dato que el anterior, en formato plano | |
| D | Importe
condensado del Pago Regular. Importe del pago
con la
cantidad real. Eliminando el escenario de un posible pago anticipado o pago vencido. |
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| $ | Importe plano del pago regular. | |
| N | Importe condensado del Pago con Recargos. Importe de un
pago que incluye recargos pero solo durante el mes al que corresponde el pago. |
|
| n | Importe plano de posibles recargos durante el mes. | |
| R | Importe condensado del Pago con Recargos posteriores la mes.
Importe de un pago que incluye recargos después de que el mes del periodo de pago ha vencido. |
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| % | Importe plano de posibles recargo posteriores al mes. | |
| O | Cantidad Programada. Cantidad programada que corresponde al concepto, según el plan de pagos. Este importe no refleja ningún descuento, recargo ni beca. |
|
| o | Importe plano correspondiente a la cantidad programada. | |
NOTA IMPORTANTE: Las fechas y los importes, deberán ser incorporados a su referencia de forma plana o condensada según el algoritmo que designe el banco y que se deberá indicar en el primer renglón de datos adicionales.
Cada importe o fecha, es calculada generando un escenario financiero de pago antes del periodo, durante el periodo y posterior al período regular de pago. Incluyendo posibles descuentos y recargos.
Los códigos anteriores deben expresarse tal como aquí aparecen (en minúsculas o mayúsculas), y deben repetirse por la misma cantidad de espacios que se requieran como resultado.
Ejemplo 1: Se requiere un resultado de 9 caracteres para la Matrícula:
Formato:
MMMMMMMXX.
Resultado:
000293308.
Explicación:
Aunque la matrícula 2933
sea de 4 dígitos, al incorporar 7 códigos para M,
se
rellenará con 3 CEROS para alcanzar los 7 espacios
solicitados.
Ejemplo 2: Se requiere un resultado final de 20 caracteres,
Formato:
aaaaaaaammccIIIIIIXX
Resultado:
00002004100300034487
Explicación:
Aunque el año ("a")
2004 consta 4 dígitos, al incorporar 8 códigos
para "a",
se rellenará con 4 CEROS para alcanzar los 8 espacios
solicitados.
Del mismo modo, aunque el número de identificación de alumnos ("I") 344 consta solo de 3 dígitos, al incorporar 6 códigos para "I", se rellenará con 3 (CEROS) para alcanzar los 6 espacios solicitados.
Dónde Configurar la Referencia Bancaria.
Para indicar el formato de la referencia se tienen 3 opciones, dentro del sistema:
a) La primera, desde la
opción "Interface con Bancos"
en menú "Cobranza y
Facturación" y
seleccionamos "Definir Bancos",
nos aparecerá la ventana Administración
de Bancos para Cobranza:
Paso 1: Seleccionamos el Banco al cual le configuraremos la referencia bancaria, hacemos clic en la opción "Configurar Referencias":
Paso 2: Procederemos a configurar nuestra referencia según el algoritmo que se haya contratato en el Banco:
La forma en que serán generados los dígitos verificadores se indican en los tres campos adicionales. Estos datos son proporcionados por los bancos de acuerdo a sus estándares y algoritmos aceptados.
1)
Base 10, Módulo 22, Base 36, Algoritmo 45 o
Módulo 97. Se
teclea el código 10, 22, 36, 45 o
97, según el tipo de algoritmo usado por el banco.
2) Ponderadores o Factores
de Peso que se
utilizarán para generar el dígito o los
dígitos
que resultarán.
Estos ponderadores son opcionales en el
algoritmo base 10 (usando por defecto 2:1 y obligatorios en el
algoritmo base 97. Los ponderadores se operarán por defecto
de
derecha a izquiera a menos que se anteponga la letra I.
3)
Número fijo
que se
utilizan en el algoritmo base 97 para calcular los dígitos.
Es
opcional y sirve para incrementar la variabilidad del dígito
verificador
Al concluir el llenado de los datos de la referencia, haga "clic" en la opción "Guardar Configuración", en este punto ya estamos en condiciones de Generar Referencias Bancarias.
b) La segunda opción para indicar el formato de referencia, es desde la ventana de Impresión de boletas de pago (se encuentra en el menú "Cobranza y Facturación"-> "Interface con Bancos").
c) La tercera opción para indicar el formato de referencia, es desde la ventana de Generación de referencias bancarias (se encuentra en el menú "Cobranza y Facturación"-> "Interface con Bancos").
En ambas opciones, haga "clic" en la opción "Configurar Referencia Bancaria".
Llene los datos necesarios como se explicó en los párrafos anteriores y use la opción "Guardar Configuración" cuando sea necesario,en este punto ya estamos en condiciones de Generar Referencias Bancarias.
Importante: GES Educativo, se distribuye con funciones de soporte para múltiples bancos según los estándares internacionales. Si algún banco implementa nuevos estándares o algoritmos de encriptación, se requerirán funciones especiales que serán programadas por separado.
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